会展策划执行
会议接待方案需要注意的事项?会议价格怎么算
发布时间:2020-09-10 11:30:00
会议营销策划:一个好的会务接待方案是一场商务会议活动成功顺利进行的保证, 策划一个商务会议接待方案有哪些要点呢?
首先需要做好接待的方案,一般分为接待的内容、车辆的安排、日程等工作;在会务现场接待需要了解会务的类型;其次在签到时需要按照签到的情况,安排住宿问题;接着就是会场布置,特别注意会场内的指示标牌等,准备好会务的资料,下面详细给你讲讲。
北京中联传媒活动组织策划会议举办接待方案

一、会务现场接待活动策划方案

1、主要接待内容
包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、探望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、返离送别等方面。
2、车辆接送
遇到领导嘉宾从外地过来时,我们需要安排车辆接送,这时候我们要安排好接待名单、接待车辆,什么嘉宾上几号车,地点又是在哪里?是一人一车还是可以拼车。
3、接待日程安排
做好接待工作的日程安排,例如接完领导嘉宾到达目的地后,我们又应该做什么工作。

二、会务现场接待注意事项

1、会前接待
对服务人员,需知道会议的类型,对参加会议的人员需有一个基本的了解,尤其对基本情况的了解。
唯有如此,才能把会议接待工作给做好,以满足企业对会议的各个需求。
2、签到工作
就这样一项工作,它可是会务服务中,很重要的一环,对这项工作,根本就不是单纯的统计一下人数就行。
实际上是需要依据签到情况,更好来安排人员的餐饮住宿纪念品等问题。
3、会场布置
通常情况下,会务服务会完成大型会议活动,对会议活动现场需进行布置,需有通向会场的一个指示标牌。
人员很充裕时,需有专门的人来负责重要嘉宾,要做到导引服务,表明这是一场高端的会议。
有些会议会对出席会议的人员做统计,签到是很重要的一部分,对签到地点的设置,那就需要很明显醒目。
4、准备会场资料
如是正规会场,会务服务的人员会把有关现场资料准备好,对笔记本等物品。
尤其会场所必备的东西,那都需要及时发放到参会者的手中,以保证参会者在等待会议开始前,能对会议的整个流程等做一定了解。
除了以上会务服务接待工作的注意事项之外,还有其他方面的内容,如饮食、住宿问题、会场突发情况等。这都需要提前做一个应急预案,以便于突发状况发生时,不至于自己手忙脚乱,不知所措。

会展活动如何选场?

一场高档次的会议或是会展活动,能让您终身难忘。一些精彩瞬间也让人铭记终生。会展选场大有讲究,场地如何选择你都知道吗?
1、大小要适中
会场太大,人数太少,空下的坐位太多,松松散散,会给与会人员一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,不仅显得小气,也根本无法把会开好。关键是合适。
2、地点要合理
临时召集的会议,一两个小时时长的,要考虑把会场定在与会人员较集中的地方;超过一天的会议,会场要尽可能离与会者的住所近一点,免得与会者劳碌奔波。
3、附属设施要齐全
会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备,会务人员要逐一进行认真检查。
4、要有停车场
停车场也要充分考虑,参会者理念不同,交通工具不同。单车、摩托、汽车都要有停放处,会议才能顺利进行。
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