做会议会展策划活动需要多少钱？如何才能做好会议会展策划活动?做会议会展策划是一项繁杂而重要的项目，一般都会请会议会展活动策划公司来完成。会议会展费用包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用以及其他杂费。会议会展策划需要从对企业进行有针对性的市场调研、制定详细完整的展会策划方案、实施前的培训等方面来着手策划。

（一）、交通费用

1、出发地至会务地的交通费用－－包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

2、会议期间交通费用－－主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

3、欢送交通及返程交通－－包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口-交通费用。

（二）、会议室／厅费用具体可细分为

1、会议场地租金－－通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内－－比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

2、会议设施租赁费用－－此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

3、会场布置费用－－如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

4、其他支持费用－－这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐活动、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

(三)、住宿费用

值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有些是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

(四）、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

1、早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到１５％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算－－而改为按预定人数收取费用）

2、中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算－－自助餐形式，按桌预算－－围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(五）、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

会议、会展是一项繁杂而重要的项目。一般都会请活动策划公司来完成。会议会展费用包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用以及其他杂费。会议会展策划需要从对企业进行有针对性的市场调研、制定详细完整的展会策划方案、实施前的培训等方面来着手策划。

1、对市场有针对性的进行调研并确立一个会议会展的主题

不管任何企业单位，在展开会议之前都需要收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料并对收集的资料要分类编排，结集归档，确立企业的预期的目标与方向并确定会议主题，会议必须围绕一个确定的主题才能够开展下去，企业、单位相关会议主持人根据这个会议的主题去展开叙述，明确会议会展主题是一个会议策划的核心内容，确定目标方向，然后通过会议的形式来进行分析、讨论其内容的可行性方案，

2、制定详细完整的展会策划方案

确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少，展览会面积的大小以及参展的费用预算，明确了会议会展的目的，才能让参加会议的人知道这个会议开展的意义和作用，从而也会根据会议的具体目的去寻找会议中提及的某些问题和zui佳解决方案，使得后续的工作能够有序、稳定、高效地进行下去。

3、确定会议会展策划活动的时间

一个会议的开展时间是非常重要的，现在无论是哪一个行业，每一个人的时间观念是非常强烈的，确定了合适的会议时间有利于公司各部门的工作人员提前安排工作，能够在很大程度上保证会议全员到齐，提高会议的质量与效率。

4、确定会议会展策划活动的地点

一个会议要开展的最基本的条件就是要有一个具体的地点，会议会展的地点可以是多样化的，有些会展公司会议室也可以是不固定的。在明确会议地点的时候，要考虑要这个会议会展的规模大小和内容质量，像一些大规模、严肃的会议就应该选择比较大的、且安静的会议室，小规模、临时的会议会展就可以选择小一点的会议室。

5、会议会展策划活动执行前的流程培训

让全体的实施工作人员理解展会策划方案的精神，熟悉展会方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。

6、印刷材料的设计制作

利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。

7、展台的布置及展示

设备的调试安装，展台的人员配备。

8、展会互动创意设计

用大屏幕互动的方式进行展会现场互动，可以找那种活动在线的游戏，只需要扫码就能参与互动小游戏，大大降低了互动门槛，并且大屏幕的展示效果会吸引更过顾客驻足参与，就直接实现了引流。同时，顾客在参与互动游戏的同时还会留下个人信息，方便会后跟踪。

9、相关的会展服务

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，设计不同的休闲方式、旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。

10、做好对活动的评估

开好总结会，做好善后公关工作。